Artisan du bâtiment : les critères pour choisir un logiciel de factures et devis

En tant qu’entrepreneur dans le secteur du bâtiment, vous devez rester productif en permanence sur le terrain. Malheureusement, cette productivité est souvent entravée par de nombreuses tâches administratives liées à votre activité. Pour ne pas ralentir le chantier, ces démarches administratives doivent être gérées plus efficacement et plus rapidement. Il existe aujourd’hui plusieurs outils de gestion disponibles, notamment les logiciels de facture et de devis pour BTP. Ils permettent de simplifier l’ensemble des démarches administratives. Répondant aux réglementations légales, ils vous font aussi économiser du temps, tout en contribuant à la professionnalisation de vos activités. Voici les critères à prendre en compte pour le choix de votre logiciel facture-devis bâtiment.

Les critères spécifiques à votre entreprise du bâtiment pour choisir votre logiciel de devis et factures

Vous devez bien évaluer les besoins de votre société afin de trouver le meilleur logiciel de devis-facture bâtiment. N’hésitez pas ensuite à comparer les différentes fonctionnalités offertes par chaque outil disponible sur le marché. L’objectif est de faciliter votre choix en mettant en évidence les caractéristiques essentielles et les critères facultatifs.

Généralement, une PME n’a pas les mêmes besoins qu’un artisan du bâtiment indépendant. Ainsi, la taille de votre structure influera nécessairement sur les spécificités de votre outil de facturation et de devis. C’est aussi le cas en ce qui concerne votre budget. Deux solutions s’offrent à vous. Vous pouvez investir massivement dans les fonctionnalités d’un logiciel payant. Vous avez également la possibilité d’opter pour un logiciel gratuit pour la création de vos devis et factures, sans toutefois lésiner sur la qualité des options proposées.

Le choix d’un logiciel de facture et de devis pour BTP prend aussi en compte d’autres éléments, comme le nombre d’accès utilisateurs souhaité et la compatibilité de l’outil avec vos autres solutions logicielles. Vous devez également définir si votre logiciel sera consultable uniquement sur ordinateur ou sur d’autres supports (mobile et tablette).

Les fonctionnalités d’un logiciel de factures et devis

Les besoins en termes de facturation et d’établissement de devis varient d’un prestataire à un autre. Il est de ce fait important de choisir un logiciel de gestion parfaitement adapté à votre métier. Il permet principalement de profiter des fonctionnalités de base suivantes :

• l’édition et la création de facture et de devis personnalisé
• la transformation de devis en factures
• la gestion des acomptes
• la gestion des différents taux de TVA
• la personnalisation des documents (couleurs de votre société, insertion de votre logo…)
• le contrôle des encaissements et l’envoi des relances client (en cas de retard de paiement)
• la mise à disposition d’un tableau de bord vous permettant d’accéder à diverses données analytiques (revenus, dépenses, chiffre d’affaires).

Pour répondre à vos besoins, votre logiciel de facturation et devis doit aussi proposer des fonctionnalités spécifiques aux entreprises et artisans du bâtiment. Cet outil vous permettra alors de :

• générer et importer des bibliothèques de fournitures, d’ouvrages BTP, ainsi que de main-d’œuvre
• éditer des factures et des devis travaux spécifiquement pour le bâtiment (avoir, situation de chantier, acompte et avancement)
• calculer les marges, le déboursé sec, les taux de TVA réduits ou normaux
• insérer des champs spéciaux (autoliquidation de TVA, sous-traitance, retenue de garantie…)
• centraliser les données clients
• optimiser votre stratégie de gestion commerciale
• fonctionner sur plusieurs supports (PC, smartphone, tablette, Mac), avec ou sans réseau
• envoyer des factures et des devis par mail via le logiciel
• personnaliser vos signatures sur devis

Les logiciels de devis et de facture les plus aboutis proposent même des fonctionnalités plus avancées, comme la gestion de paie, des ressources humaines, de la comptabilité et des stocks. Un logiciel avec une bibliothèque intégrée s’avère également une excellente option pour éviter que le chiffrage de vos devis ne soit trop chronophage.

La prise en main, l’ergonomie, la flexibilité et la mobilité du logiciel

Beaucoup d’artisans du bâtiment hésitent à investir dans un logiciel de facturation et de devis en raison de son utilisation quelque peu complexe. En effet, plus il est difficile d’utiliser un outil de gestion, plus il vous fait perdre un temps précieux. Vous devez donc vous tourner vers un logiciel proposant une prise en main relativement facile. Il arborera une interface utilisateur à la fois ludique et intuitive, avec un support technique réactif et disponible à tout moment.

Un bon logiciel de factures et de devis vous fera gagner du temps en limitant les réglages relativement techniques et les trop longues courbes d’apprentissage. Il pourra d’ailleurs être utilisé facilement par d’autres personnes. Petite astuce : pour vous faire une idée du mode d’emploi de votre logiciel, optez pour les formules d’essai gratuit et sans engagement.

Bien entendu, votre choix devra aussi se porter sur un logiciel relativement flexible. Il doit en effet s’adapter aux mises à jour informatiques, aux nouvelles dispositions réglementaires, ainsi qu’aux évolutions technologiques. Plus important encore, un excellent logiciel de facture et de devis doit pouvoir évoluer en fonction de vos besoins. En d’autres termes, vous pourrez y ajouter et y supprimer les fonctionnalités de votre choix.

Autre critère à considérer : la mobilité du logiciel de factures et de devis. Vous avez souvent le choix entre les outils à installer sur support et ceux disponibles en ligne. C’est ce que l’on appelle des « logiciels Cloud ». Il est préférable d’opter pour un logiciel multiplateforme (PC, Mac, tablette, Cloud, Smartphone) qui fonctionne aussi bien en ligne que hors ligne. Cela vous permet d’utiliser votre outil n’importe où et à n’importe quel moment.

Le coût de la solution logicielle de gestion de factures et devis

Votre logiciel de facturation et de devis doit être rentable, c’est-à-dire vous offrir un bon retour sur investissement. C’est pourquoi vous devez bien étudier le budget consacré à son acquisition et à son utilisation. Le montant prévu doit être considéré dans sa globalité. Bien entendu, il variera aussi en fonction de différents facteurs comme le nombre d’utilisateurs et le mode de tarification proposé. À ce propos, vous pouvez opter pour un paiement annuel, un paiement mensuel ou une licence à vie.

Certains éditeurs vous proposeront aussi des offres sans engagement ou un logiciel gratuit. Tout dépend en effet de vos besoins, ainsi que de votre capacité financière.